BERITAALTERNATIF.COM – Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah (DPK) Provinsi Kaltim sukses menggelar Rapat Koordinasi Pengawasan Sistem Kearsipan Internal pada Selasa (31/10/2023).
Kegiatan tersebut bertujuan memastikan pengelolaan arsip di setiap OPD di Provinsi Kaltim berjalan sesuai mekanisme dan aturan yang berlaku.
Rapat itu dihadiri oleh 13 OPD dengan jumlah 30 peserta. Hadir langsung membuka kegiatan, Plh Kepala DPK Kaltim, Taufik.
Diskusi dua arah bersama pengelola arsip di setiap OPD ini digelar oleh Bidang Pembinaan Kearsipan dan Tenaga Kearsipan DPKD Kaltim.
Taufik berharap pertemuan ini dapat meningkatkan kesadaran seluruh OPD agar pengelolaan arsip dilakukan berdasarkan mekanisme dan standar.
Pengelolaan juga diharapkannya agar arsip di OPD dapat terawat dan terselamatkan apabila sewaktu-waktu musibah seperti kehilangan, kerusakan, hingga bencana mengancam arsip.
“DPKD Kaltim tidak bermaksud menggurui setiap peserta yang hadir pada rapat ini. Sebagai dinas yang bertugas melakukan pembinaan dan pendampingan kami berusaha memastikan tata kelola arsip dapat ditaati guna arsip yang tersusun secara rapi dan terstruktur,” papar Taufik saat membuka acara.
Senada dengan Taufik, Kepala Bidang Pembinaan Kearsipan dan Tenaga Kearsipan DPKD Kaltim Diana Rosalita berharap diskusi pengawasan internal dapat membuka ruang bagi setiap pengelola arsip untuk menyampaikan progres, kendala, serta hal-hal yang masih membutuhkan bimbingan dari DPK Kaltim mengenai arsip agar mendapatkan titik terang dalam pelaksanaannya.
“Kegiatan ini membantu OPD dalam mempersiapkan audit dan tata cara serta tata naskah kearsipan yang tepat,” ucap perempuan yang akrab disapa Nana tersebut di Ruang Balai Pustaka DPKD Kaltim.
Narasumber dalam rapat ini menghadirkan Arsiparis Ahli Muda, Zainuddin. Pembahasan dalam rapat ini mengenai proses audit yang akan dilaksanakan pada bulan Januari sampai November 2024.
Waktu audit setiap OPD adalah 3 hari kerja. OPD yang belum melakukan audit untuk periode kebijakan pengawasan tahun 2021 hingga 2024 berjumlah 22 OPD.
Pada bulan Juli hingga November 2024 22 OPD yang belum diaudit akan mengikuti proses audit tersebut. (adv/ical/fb)
