BERITAALTERNATIF.COM – Arsip adalah catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi dengan berbagai macam bentuk yang dibuat oleh lembaga, organisasi maupun perseorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan.
Arsip dapat berupa surat, warkat, akta, piagam, buku, dan sebagainya, yang dapat dijadikan bukti sah untuk suatu tindakan dan keputusan. Dengan adanya perkembangan teknologi, arsip dapat berbentuk audio, video dan digital.
Mengingat jumlah arsip yang semakin banyak dibuat dan diterima oleh lembaga, organisasi, badan maupun perseorangan maka diperlukan manajemen pengelolaan arsip yang lebih dikenal dengan sistem kearsipan melalui beberapa pekerjaan atau kegiatan untuk mengelola arsip yang ada.
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah (DPKD) Kaltim kini telah beralih menuju arsip digitalisasi dalam menjaga dan melindungi aset daerah agar rekam jejak tersebut tidak mengalami kerusakan dimakan waktu.
Plh Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah (DPKD) Kaltim, Taufik menjelaskan arsip sangat dibutuhkan di masa yang akan datang. “Hari ini berbuat bisa saja keesokan harinya sudah menjadi kenangan, bahkan hitungan detik saja sudah terbilang sejarah,” jelas dia, Senin (6/11/2023).
DPKD Kaltim terus melakukan pembenahan dan inovasi terhadap kearsipan melalui Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (SRIKANDI) di mana arsip terpusat secara online dan terintegrasi dari tingkat daerah hingga tingkat pusat.
“SRIKANDI bisa melakukan peminjaman dokumen. Sewaktu-waktu kalau ada orang yang membutuhkan dokumen seperti surat tanah bisa langsung diberikan dalam bentuk PDF, tinggal diprint. Jadi dokumen aslinya tetap aman dalam brangkas,” ungkapnya.
Menurutnya jaman sekarang sudah serba-serbi teknologi. Berbeda dengan dulu, dulu informasi hanya bisa dilihat melalui koran atau kabar cetak, sekarang sudah bisa melalui media sosial seperti Instagram.
“Pemerintah daerah harus bisa berimbang dengan kemajuan teknologi karena memang sudah jamannya. Kaltim harus bergerak sehingga tidak mengalami ketertinggalan,” pungkasnya.
Terakhir kata Taufik, dengan aplikasi ini akan menjadi bukti bahwa pengelolaan arsip juga dapat beradaptasi mengikuti perkembangan teknologi di lingkungan masyarakat. (adv/ical/nsa)
